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Manager's Message for May 2022

“The best way to find yourself is to lose yourself in the service of others.” – Mahatma Gandhi

Have you ever wondered what a City Clerk or Municipal Clerk does? City Clerks perform many vital services for their community. May 1-7 is Professional Municipal Clerks Week, the perfect time to highlight what we do.

Here are just a few…

Maintain records of community history, official Council actions, meeting minutes, ordinance books, and other important records and documents; serve as liaison between local governments and its citizens; process contracts and agreements, and support all administrative functions; administer elections, registration, and voting, which is a key and vital piece in the democratic process. The responsibilities of the City Clerk require a thorough knowledge of law procedure, administration, and interpersonal relations, which are integral to the efficient operation of local government.

The eminent political scientist, Professor William Bennett Munro, writing in one of the first textbooks on municipal administration (1934), stated:

"No other office in municipal service has so many contracts. It serves the mayor, the city council, the city manager (when there is one), and all administrative departments without exception. All of them call upon it, almost daily, for some service or information. Its work is not spectacular, but it demands versatility, alertness, accuracy, and no end of patience. The public does not realize how many loose ends of city administration this office pulls together."

These words, written more than 80 years ago, are even more appropriate today.

Here in Indio, the City Clerk Staff is fortunate to serve this community. We continue to explore ideas to provide access of the City’s legislative records to the residents and the public by embracing new technologies and improving current practices.

Meet the City Clerk Team!

Vanessa Castillo, City Clerk Specialist. She manages the Public Records Requests, the City Council meeting agenda and distribution process, processes subpoenas and assists with records management.

Erika Garcia and Maricza Rios are the City’s Receptionists. They provide customer service to visitors, answer, screen, and refer visitors and telephone calls from the public. They also assist with all City Clerk functions and occasionally assist other departments with small tasks and research.

I am Sabdi Sanchez, your City Clerk Administrator and I manage the daily operations of the Office of the City Clerk. It has been a great pleasure serving the City of Indio for the past three years, and I look forward to many more years of innovation and great service to the residents of this great community!

 

“La mejor manera de encontrarte a ti mismo es perderte al servicio de los demas.” – Mahatma Gandhi

Alguna vez te has preguntado qué hace una Secretaría de la Ciudad o Secretaría Municipal? Las secretarías municipales realizan muchos servicios vitales para su comunidad.  Dia 1 al 7 de mayo es la Semana de los Empleados Municipales Profesionales, el momento perfecto para destacar lo que hacemos.

Aquí hay algunos….

Mantener registros de la historia de la comunidad, acciones oficiales del Consejo, actas de reuniones, libros de ordenanzas y otros registros y documentos importantes; servir de enlace entre los gobiernos locales y sus ciudadanos; procesar contratos y convenios, y apoyar todas las funciones administrativas; administrar las elecciones, el registro y la votación, que es una pieza clave y vital en el proceso democrático. Las responsabilidades de la Secretaría Municipal requieren un conocimiento profundo de los procedimientos legales, la administración y las relaciones interpersonales, que son parte integral de la operación eficiente del gobierno local.

El eminente politólogo, profesor William Bennett Munro, escribiendo en uno de los primeros libros de texto sobre administración municipal (1934), afirmó:

“Ninguna otra oficina en el servicio municipal tiene tantos contratos. Atiende al alcalde, al ayuntamiento, al administrador de la ciudad (cuando lo hay), y a todos los departamentos administrativos sin excepción. servicio o información. Su trabajo no es espectacular, pero exige versatilidad, vigilancia, precisión y una paciencia infinita. El público no se da cuenta de cuántos cabos sueltos de la administración de la ciudad tira esta oficina”.

Estas palabras, escritas hace más de 80 años, son aún más apropiadas hoy.

Aquí en Indio, el personal de la Secretaría Municipal tiene la suerte de servir a esta comunidad. Continuamos explorando ideas para brindar acceso a los registros legislativos de la Ciudad a los residentes y al público mediante la adopción de nuevas tecnologías y la mejora de las prácticas actuales.

Conozca al equipo de la Secretaría Municipal!

Vanessa Castillo, Secretaria Municipal Especialista. Administra las Solicitudes de Registros Públicos, la agenda de la reunión del Concejo Municipal y el proceso de distribución, procesa las citaciones y ayuda con la administración de registros.

Erika Garcia y Maricza Rios son la recepcionista de la ciudad. Brindan servicio al cliente a los visitantes, contestan, seleccionan y refieren a los visitantes y las llamadas telefónicas del público. También ayudan con todas las funciones de la Secretaría Municipal y ocasionalmente ayudan a otros departamentos con pequeñas tareas e investigaciones.

Yo soy Sabdi Sanchez, su administradora de la Secretaría Municipal y manejo las operaciones diarias de la oficina de la Secretaría Municipal. Ha sido un gran placer servir a la Ciudad de Indio durante los últimos tres (3) años, y espero muchos años más de innovación y un gran servicio a los residentes de

esta gran comunidad!

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